Los 10 Enemigos de la Gestión del Tiempo

gestión del tiempo portada

A todos nos ha pasado que el día no es suficiente para acabar todas las cosas que tenemos pendientes. Nos supera. Y es que no nos organizamos debidamente de una manera eficaz. La Gestión del Tiempo es fundamental para poder llevar a cabo con éxito nuestras tareas, reuniones, llamadas telefónicas, et.

Hay aspectos que no tenemos en cuenta cuando afrontamos la semana. El principal problema es que no la planificamos debidamente, o no la planificamos en absoluto.

Además de la falta de planificación, están los distractores, los “robatiempos” que todos tenemos acechando, como el correo electrónico, las llamadas, los que llegan a nuestro puesto de trabajo y nos interrumpen. Todo eso hay que controlarlo.

Hablar de la Gestión del Tiempo es hablar de técnicas que hay que practicar y métodos que aprender, pero eso no lo vamos a ver en esta ocasión porque nos llevaría varias páginas de este blog. Poco a poco iré introduciendo píldoras sobre la Gestión del Tiempo.

De momento os dejo un listado y una imagen con los principales enemigos que tenemos que no nos dejan gestionar nuestro tiempo debidamente.

  • No te has puesto Objetivos.
  • No eres consciente de todo lo que tienes que hacer y del tiempo que tienes para hacerlo.

  • El Correo Electrónico te pierde. Estás demasiado pendiente de la bandeja de entrada.
  • ¿En serio son tan importantes todas esas reuniones?

  • ¿Has planificado tu agenda, tu día y tu semana?
  • ¿Sigues los tiempos de tu agenda?
  • No dejes que te interrumpan constantemente. Sé selectivo, es tu tiempo.

  • ¿Sabes PRIORIZAR?, debes aprender a separar lo Importante de lo Urgente y lo que puede esperar.

  • ¿No delegas? No todo lo tienes que hacer tú, aunque sepas hacerlo.

  • No haces una reflexión de cómo te ha ido el día en tus objetivos y tareas.

10 enemigos de la Gestión del Tiempo

 

Ser Positivo y Creatividad, relación consciente.

 

ser positivo

Cuando tienes claro un proyecto, estás seguro de tus conocimientos y, por encima de todo, te motiva y te impulsa una gran ilusión por llevarlo a cabo, no puede haber nada que te detenga.

Cada contratiempo que no hayas previsto y te encuentres en el camino que lleva a tu proyecto, debes entenderlo como una dosis de experiencia que ayuda a que el proyecto mejore.

Claro que duele y que en algunas ocasiones te desmotivarán, pero tú crees en él porque lo has estudiado detenidamente y sabes que es viable, por lo que nada ni nadie debe desviarte de tu objetivo. Vuelve a levantarte y adelante. La ilusión es lo que debe estar siempre presente, no la pierdas, será tu motor, tu apoyo para volverte a poner en pié cuando intenten frenarte.

No soy psicólogo, pero durante muchos años he dirigido grandes equipos humanos y, si algo he aprendido de todos ellos, es que nunca hay que desanimarse. Un objetivo bien definido, ilusionante y alcanzable invita a seguir adelante, además de una buena preparación tanto propia como del medio en el que te vas a mover.

Lo decía mi abuelo, “niño, el vaso siempre medio lleno, lo verás todo diferente”.

Ser positivo no significa no ser consciente de una realidad, todo lo contrario, ser positivo significa que, aún conociendo los inconvenientes que pueda haber, eres capaz de seguir adelante buscando nuevas alternativas.

Reflexionando sobre esto último, llego a la conclusión de que para ser positivo también tienes que ser creativo. Cuanto más creativo seas, más salidas y por lo tanto más oportunidades para conseguir tu objetivo verás delante de tí.

Desgraciadamente, para llegar a la conclusión de que ser Positivo está muy unido a la Creatividad han tenido que pasar muchos años de equivocaciones, de levantarme y seguir, de algunas zancadillas, volverme a levantar, algunos desengaños, levantarme otra vez, hasta que he podido mirar atrás y analizar cómo he actuado ante todos los contratiempos que me surgieron.

Que era positivo lo sabía, que tenía creatividad también, pero nunca los había relacionado. Ojalá alguien me lo hubiera dicho cuando empezaba hace veintiséis años. Ser consciente de tus cualidades y relacionarlas entre ellas puede ser una bomba a favor de tu desarrollo personal y profesional.

Así que ya sabes, si te encuentras en esos veintiséis años anteriores a mis cincuenta y cuatro, eres positivo, eres creativo y lo sabes, une cualidades, serán tu mejor aliado para conseguir tus objetivos.

Y tú, ¿eres positivo-creativo?

Tablero de tareas. Trabajo en Equipo.

post-it

¿Os ha pasado alguna vez en vuestros Equipos de trabajo, que las tareas se acumulan y no se acaban nunca?

Esto suele ser habitual si no existe una organización y distribución de tareas para que nuestro desempeño resulte eficaz.

Todos conocemos esos papelitos amarillos que se pueden pegar y despegar varias veces y donde solemos escribir notas, los famosos Post-it®.

A estos papelitos les podemos dar una utilidad que, quizás, no habíamos pensado a la hora de trabajar en equipo.

El método se llama KANBAN. No lo confundamos con el método Business Canvas que también utiliza los post-it.

Se basa en dibujar tres columnas en un lugar visible por todo el equipo.

Cada tarea se escribe en un Post-it.

En cada columna pondremos un título: Pendientes, En Proceso, Terminadas.

De este modo, todas las tareas que no se hayan iniciado estarán en la columna titulada “Pendientes”, las que se hayan iniciado estarán en la columna “En Proceso” y las que hemos acabado estarán en la columna “Terminadas”.

También podemos dibujar filas, en las que como título pondremos “Urgente”, “Importante” y “Normal”.

kanban

El secreto radica en que la columna “En Proceso” no debe contener muchas tareas, en caso contrario significa que algo no va bien y las está frenando.

Cuando una tarea queda frenada por algún motivo, con un marcador rojo se le pintará una cruz en la parte superior del Post-it y ésta pasará a colocarse en otra sección separada del resto que podremos titular “Impedidas”

Una vez un miembro del equipo concluye una tarea y pasa su Post-it a la columna “Terminadas”, podrá dirigirse a la columna “Pendientes” e iniciar un nuevo proceso. En este caso la tendrá que pasar a la columna En Proceso”.

Es recomendable que en cada tarea, quien se haya responsabilizado de llevarla a cabo, escriba su nombre en el Post-it para que el resto del equipo sepa quién la está realizando.

Ni que decir tiene que cada equipo personalizará el método según sus necesidades. El ejemplo explicado es sólo una de las posibilidades y lo podemos complicar tanto como nos sea de utilidad.

Os dejo un vídeo donde explica de manera muy gráfica lo que os he contado en el post.

¿Qué os parece?¿Os gusta este método?

Me encantará que compartáis qué métodos utilizáis para asignar tareas y su seguimiento.

La soledad del director de una escuela

La soledad del director de una escuela

Mucho hablamos de que los maestros y maestras necesitan un apoyo, una guía, una dirección clara, con normas claras, etc., y estoy totalmente de acuerdo, pero nos dejamos en el camino a los que están al frente de las escuelas, los directores.

Da igual que sea director de una escuela pública o privada, el hecho es el mismo. Los directores deben tomar decisiones, deben cumplir con su función y deben ser unos buenos líderes de sus equipos docentes pero, ¿se les ha formado en liderazgo y en gestión de equipos eficaces de trabajo?, probablemente la respuesta sea, no.

SOLEDAD DIRECTOR

No estamos hablando de formación académica ni pedagógica, esa la tienen o al menos se supone que la tienen. Hablamos de que sepan gestionar de forma eficaz, equilibrada  y motivadora a los maestros y maestras que componen sus equipos.

Cada persona es un mundo y en los equipos, nos encontraremos con personas que tendrán diferentes tipos de carácter, motivación, creencias, formación, etc., y eso es complicado de gestionar si no se sabe cómo.

Liderar no es ordenar, no es imponer autoridad, esa autoridad siempre nos la tendremos que ganar.

Según Daniel Goleman, existen seis estilos de liderazgo, Coercitivo, Visionario u Orientativo, Afiliativo, Democrático o Participativo, el Ejemplar y el Coach o Capacitador.

estilos de liderazgo

Líder Coercitivo. Espera que el equipo ejecute de manera inmediata las tareas que ordena. Utiliza para ello instrucciones concretas y precisas, pero utilizado de manera habitual, suele acabar generando un mal ambiente de trabajo en el equipo. El miedo a las consecuencias será lo que moverá al equipo para ejecutar las tareas encomendadas y no hay nada peor que un equipo desmotivado. En momentos de urgencia o de crisis, es la ocasión para tomar cartas en el asunto y actuar de modo coercitivo, sólo en esos momentos.

Líder Visionario u Orientativo. Es un estilo de liderazgo que motiva, cautiva y contagia al equipo, pues tiene muy clara su visión, hacia dónde quiere llegar y el equipo lo entiende, haciéndoles ver cuál será su papel dentro de la misma. Suele ser el estilo de liderazgo más efectivo de todos y, por tanto, es el que deberíamos utilizar habitualmente. Genera una alta motivación e implicación del equipo, por lo que se debería utilizar, sin lugar a dudas, en etapas de transición.

Líder Afiliativo. Busca potenciar la armonía entre los miembros del equipo, basándose en construir lazos emocionales en el grupo para la creación de un ambiente de trabajo agradable. Fomenta la comunicación en el grupo, provocando que cada miembro se encuentre cómodo dentro del equipo y tendrá más facilidad para compartir ideas. Tiene un problema. Cuando el equipo no da los resultados esperados o un miembro del equipo no está a la altura del resto y el líder debe dar feedbak negativo, le complica la situación, pues no está acostumbrado a hacer comentarios para mejorar el desempeño de los integrantes del equipo y si un miembro del equipo le pide retroalimentación sobre la calidad de su trabajo o consejos sobre desarrollo profesional puede verse perdido y desatendido.

Líder Democrático o Participativo. Su estilo es democrático y, como tal, las decisiones se toman en consenso. Tiene un riesgo, denota falta de experiencia en el líder o que no tiene claro hacia dónde orientar los esfuerzos del equipo. Suele convocar muchas reuniones. También es un estilo de liderazgo donde los equipos tienen altos niveles de competencia.

Líder Ejemplar. Este tipo de líder predica con el ejemplo para dirigir a su equipo, buscando que sus colaboradores tengan un nivel alto de desempeño, siendo siempre el líder el ejemplo a seguir. No es recomendable utilizarlo en exceso ya que puede deteriorar el ambiente laboral, aunque si el equipo se encuentra muy motivado y es verdaderamente competente, no necesita de una dirección sino de un ejemplo, es un estilo ideal.

Líder Coach o Capacitador. Busca que los miembros del equipo crezcan profesionalmente. Les establece metas a largo plazo en su carrera profesional después de identificar sus puntos fuertes y débiles. Continuamente les proporciona retroalimentación sobre su desempeño y calidad de su trabajo.

Esto visto así, parece sencillo de aplicar pero, como todo en la vida, requiere de una constante práctica para lograr dominarlo.

Evidentemente un director de escuela no sólo es eso, pero es una parte muy importante de su función que debe dominar a la perfección para que su equipo rinda.

También se encontrará que en ocasiones deberá tomar decisiones o tener que negociar, y si no tiene la preparación adecuada, tendrá un problema más que solucionar. Hay técnicas tanto para tomar decisiones como para negociar, sólo tiene que tener interés en formarse en ellas.

Conociendo como conozco, el desempeño, la vocación y la proactividad que tienen los maestros, maestras, además de los directores mexicanos, estoy convencido de que estarán dispuestos a recibir este tipo de formación que les ayudará eficazmente a conseguir las metas que se hayan marcado.