Tablero de tareas. Trabajo en Equipo.

post-it

¿Os ha pasado alguna vez en vuestros Equipos de trabajo, que las tareas se acumulan y no se acaban nunca?

Esto suele ser habitual si no existe una organización y distribución de tareas para que nuestro desempeño resulte eficaz.

Todos conocemos esos papelitos amarillos que se pueden pegar y despegar varias veces y donde solemos escribir notas, los famosos Post-it®.

A estos papelitos les podemos dar una utilidad que, quizás, no habíamos pensado a la hora de trabajar en equipo.

El método se llama KANBAN. No lo confundamos con el método Business Canvas que también utiliza los post-it.

Se basa en dibujar tres columnas en un lugar visible por todo el equipo.

Cada tarea se escribe en un Post-it.

En cada columna pondremos un título: Pendientes, En Proceso, Terminadas.

De este modo, todas las tareas que no se hayan iniciado estarán en la columna titulada “Pendientes”, las que se hayan iniciado estarán en la columna “En Proceso” y las que hemos acabado estarán en la columna “Terminadas”.

También podemos dibujar filas, en las que como título pondremos “Urgente”, “Importante” y “Normal”.

kanban

El secreto radica en que la columna “En Proceso” no debe contener muchas tareas, en caso contrario significa que algo no va bien y las está frenando.

Cuando una tarea queda frenada por algún motivo, con un marcador rojo se le pintará una cruz en la parte superior del Post-it y ésta pasará a colocarse en otra sección separada del resto que podremos titular “Impedidas”

Una vez un miembro del equipo concluye una tarea y pasa su Post-it a la columna “Terminadas”, podrá dirigirse a la columna “Pendientes” e iniciar un nuevo proceso. En este caso la tendrá que pasar a la columna En Proceso”.

Es recomendable que en cada tarea, quien se haya responsabilizado de llevarla a cabo, escriba su nombre en el Post-it para que el resto del equipo sepa quién la está realizando.

Ni que decir tiene que cada equipo personalizará el método según sus necesidades. El ejemplo explicado es sólo una de las posibilidades y lo podemos complicar tanto como nos sea de utilidad.

Os dejo un vídeo donde explica de manera muy gráfica lo que os he contado en el post.

¿Qué os parece?¿Os gusta este método?

Me encantará que compartáis qué métodos utilizáis para asignar tareas y su seguimiento.

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